כמה פעמים קרה לכם שהחלטתם סוף סוף להעביר משימה למישהו אחר, בין אם זה עובד, בן זוג או ילד, ובסוף מצאתם את עצמכם עושים אותה בעצמכם? הפתרון המקובל אומר "תלמדו לסמוך על אנשים", אבל מתברר שההסבר הזה פשוט לא מדויק.
הבעיה האמיתית לא קשורה לאמון בכלל. היא קשורה להגדרה. כשאין לכם תמונה ברורה של איך נראית משימה מוצלחת, אין לכם דרך לבדוק אם היא בוצעה כמו שצריך. וכשאין לכם דרך לבדוק, אתם נשארים עם המשימה בידיים. לא כי אתם לא סומכים על מי שאמור לבצע אותה, אלא כי מסירת משימה לא מוגדרת מבטיחה תוצאה שתצטרכו לתקן בעצמכם בסוף.
למה אתם לא מאצילים סמכויות: הבעיה היא לא אמון, אלא הגדרההתופעה הזו חוזרת על עצמה בהמון תחומים בחיים. מנהלים ממשיכים לבצע בעצמם משימות שהעובדים שלהם יכולים לעשות, פשוט כי מעולם לא כתבו הגדרה ברורה של מה בדיוק מצפים לקבל בסוף. הורים ממשיכים לעשות דברים עבור ילדים בוגרים, כי מעולם לא ניסחו לעצמם באיזה גיל ואיך בדיוק אמור להיראות "לעשות את זה לבד". גם כשמדובר בכלים אוטומטיים או מערכות דיגיטליות, כשלים רבים נובעים מכך שהקריטריונים לאישור המשימה היו קיימים רק בראש של מי שהפעיל את המערכת, ולא הוגדרו בשום מקום אחר.
דוגמה מוכרת לכולם: כתיבה מחדש של טקסט שמישהו אחר הכין, במקום פשוט לתת לו משוב. זה קורה כי אין לכם באמת הגדרה ברורה של מה נחשב "מספיק טוב" עבור אותה משימה ספציפית. במקום להסביר מה חסר, פשוט קל יותר לשכתב הכל בעצמכם. אבל זה בדיוק מה שגורם לכם להישאר תקועים עם עומס עבודה שאתם בעצם יכולים להעביר הלאה.
הפתרון שמוצע פשוט להפליא, ולמעשה זה בדיוק סוג הטיפ שאני הכי אוהבת: לפני שאתם מחליטים להמשיך להחזיק במשימה בעצמכם, תשאלו את עצמכם שאלה אחת. האם אני מסוגל לתאר את המשימה הגמורה בשתי משפטים? אם התשובה היא לא, זו בדיוק הסיבה שאתם עדיין מחזיקים בה.
הכתיבה של אותם שני משפטים היא הצעד הראשון והחשוב באמת. ברגע שכתבתם אותם, יש לכם שתי אפשרויות. אפשר להעביר את המשימה הלאה בביטחון, כי עכשיו יש קריטריון ברור לבדוק לפיו אם היא בוצעה כמו שצריך. או שתגלו שהמשימה עדיין לא בשלה למסירה, כי גם אתם עצמכם לא ממש יודעים מה אתם מצפים לקבל בסוף. שני התרחישים מועילים, כי בשניהם אתם מבינים משהו חדש על עצמכם ועל האופן שבו אתם עובדים.
אני מנסה ליישם את זה גם בבית, כשאני מבקשת מהילדים לסדר את החדר או לעזור במטלה כלשהי. במקום להגיד "תסדר את החדר" ואז להתאכזב מהתוצאה, אני מנסה לנסח בראש שני משפטים ברורים: המיטה מכוסה, הבגדים בארון ולא על הרצפה, המשחקים בקופסאות. פתאום יש קנה מידה ברור, וגם להם קל יותר להבין מה בדיוק מצפים מהם.
זה טיפ שנשמע פשוט אבל דורש קצת תרגול. בפעם הבאה שתתפסו את עצמכם מחזיקים במשימה שאתם ממש רוצים להעביר למישהו אחר, תעצרו לרגע ותנסו לכתוב איך נראה סיום מוצלח שלה. לפעמים ההבדל בין להישאר עמוסים לבין להתפנות לדברים אחרים טמון בשני משפטים פשוטים שפשוט לא טרחתם לכתוב עד עכשיו.
תגובות
רגע, שקט פה מדי
דעתך חשובה - תהיו הראשונים להגיב על הכתבה